Les processus administratifs sont devenus une importante source d'économie

EPTILOGIS, UNE SOLUTION PERENNE, EVOLUTIVE ET REVERSIBLE


Les organismes et entreprises n’ont plus de temps à perdre. Elles se doivent d’être efficaces, réactives et pertinentes. Tous les secteurs d’activité sont devenus hautement concurrentielles. L’innovation doit être une préoccupation constante. Elle est particulièrement nécessaire dans les échanges internes et externes pour fiabiliser et accélérer les processus métier, gage d'une plus grande efficacité.

Chaque jour des documents sont produits, imprimés, mis sous plis, affranchis, dupliqués, archivés, recherchés, classés, numérisés, transmis, … sans compter les documents qui doivent être signés avec tout ce que cela représente comme charge de synchronisation et de délai.

Concrètement, nos clients annoncent 60 % d’économie sur les nouveaux processus déployés et un retour sur investissement souvent compris entre 6 et 9 mois.

Bon de Commande, attestation de travaux, contrat, avenant, bulletin de paie, facture, souscription, … toutes les typologies de documents sont éligibles.

Aujourd’hui, la gestion de documents électroniques certifiés et l’archivage à des fins probatoires constituent les principaux composants nécessaires à l’optimisation de ces processus administratifs. Ils garantissent l’authentification des émetteurs, l’intégrité des documents et l’horodatage des échanges

Pour utiliser des documents électroniques, il est nécessaire que chacun des acteurs disposent d’un domicile numérique.

La solution proposée par eDoc Group prend en charge la création de ces environnements en conformité avec la législation et assure la gestion automatisée du processus d’activation des domiciles numériques.

Ces environnements sont non seulement directement interfaçables avec les outils métier (SI, SI RH, ERP, CRM, …) mais disposent aussi de leur propre interface d’accès.

Si nous prenons l’exemple du processus achat, les échanges documentaires papier demandent beaucoup de ressources, génèrent des coûts importants (fournitures, impression, mise sous plis, affranchissement standard ou recommandé) et des délais de plus en plus contraignants.

En optant pour des processus électroniques, les échanges sont facilités, automatisés, supervisés et contribuent à une augmentation importante de l’efficacité opérationnelle par la diminution des frais de diffusion ; y compris d’envoi de recommandés. Tous les outils et solutions sont mis à disposition pour aider les OPH à engager ou accélérer leur démarche et ce, quel que soit le périmètre adressé en priorité.

Si nous prenons l’exemple du processus d’achat de prestations de travaux, vos commandes sont délivrées instantanément à vos fournisseurs et vous êtes aussitôt alertés de leur prise en compte. Dès que les travaux sont terminés, le fournisseur vous adresse une Attestation de Réalisation de Prestation sous la forme d’un document électronique, c’est-à-dire signé, authentifié, tracé et automatiquement classer puis archiver dans votre dossier numérique. Tous au long du processus, le locataire est averti de chacune des étapes jusqu’à recevoir un message par SMS ou un email (cas de petites interventions) lui demandant si les travaux ont été réalisés correctement.
Pour les travaux de plus grande envergure, l’expert détaché pour auditer les travaux dispose aussi d’un domicile numérique pour émettre son rapport sous forme électronique. Une fois l’ensemble des informations collectées dans le dossier numérique, l’OPH n’a plus qu’à valider le service fait pour déclencher le sous-processus de facturation et de génération des données comptables voire de paiement.



CHACUNE DES PARTIES PRENANTES EN PROFITE

Avantages pour l'OPHLM

OPTIMISATION DES PROCESSUS & RETOUR SUR INVESTISSEMENT RAPIDE

  • Diminution des charges administratives au profit du cœur de métier.
  • Sécurisation des procédures et le respects des délais
  • Suivi en temps réel du processus de traitement.
  • Dimiminution des fraudes.
  • Fiabilisation de la relation avec les fournisseurs.
  • Automatisation du traitement de factures.

Avantages pour le fournisseur

Instantanéité des opérations


  • Fiabilisation et accélération des échanges avec l’oph.
  • Réduction importante des couts administratifs.
  • Meilleure visibilité sur son activité avec l’oph.
  • Fiabilisation du plan de classement.
  • Accès multicanal à l’information.
  • Paiement plus rapide des prestations.
Avantages pour le locataire

Rapidité, Suivi, Centralisation


  • Prise en compte accélérée des demandes d’intervention.
  • Suivi en temps réel des différentes étapes de traitement.
  • Donner sa satisfaction sur la prestation réalisée.
  • La sécurisation de ses données personnelles.
  • Centralisation par collecte automatisée des documents dans son domicile numérique (ex : factures telecom …).
  • Un espace d’1 Go offert pour ses données personnelles.


Retour d'expérience